Jak używać programu Excel jako głównej księgi rachunkowej
Microsoft Excel to potężne narzędzie, którego można używać do wielu celów. W przypadku małej firmy z kilkoma transakcjami, doświadczony właściciel firmy może użyć programu Excel jako substytutu oprogramowania księgowego.
Excel ma wszystkie narzędzia potrzebne do tworzenia i prowadzenia księgi głównej, ale wymaga solidnego zrozumienia podstawowej rachunkowości i dbałości o szczegóły. Dla właścicieli firm, którzy nie mają zasobów, aby zainwestować w oprogramowanie księgowe, Excel może być dobrym miejscem do rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych do momentu zakupu oprogramowania księgowego. Poniżej przedstawiono wytyczne, które pomogą zaplanować, jak najlepiej wykorzystać program Excel do celów księgowych.
Używanie programu Excel jako księgi głównej
Należy pamiętać, że każda firma różni się od siebie i dlatego będzie miała inne potrzeby w zakresie raportowania. Pierwszym krokiem w tworzeniu procesu księgowego jest ustalenie, jakie wskaźniki księgowe będą musiały zostać uwzględnione w zależności od rodzaju działalności.
Prosta konfiguracja prowadzenia dokumentacji powinna najpierw zawierać kolumny z datą transakcji, opisem transakcji i numerem referencyjnym, takim jak numer faktury lub czeku. W kolejnych kolumnach będą wymienione wszystkie rachunki, które będą używane w ciągu roku. Należy starannie przemyśleć wybór kont, ponieważ później trudno będzie wrócić i wprowadzić zmiany. Od lewej do prawej pierwsze wymienione rachunki powinny być kontami rachunku zysków i strat, zaczynając od przychodów, a kończąc na wydatkach. Następnie będą konta aktywów, następnie konta zobowiązań, a na końcu wszelkie konta kapitałowe.
Księga główna wykorzystuje księgowość podwójnego zapisu do śledzenia wszystkich transakcji firmy i ważne jest, aby dobrze zrozumieć tę koncepcję przed rozpoczęciem korzystania z programu Excel jako księgi głównej. Księgowość podwójnego zapisu polega na księgowaniu zarówno obciążeń, jak i kredytów dla transakcji, tak aby w końcu księgi były zbilansowane.
Księgowość podwójnego zapisu w programie Excel
Jeśli jest to nowa firma, pierwszą transakcją będzie prawdopodobnie kapitał zainwestowany w spółkę. Jako przykład załóżmy, że przedsiębiorca o imieniu Jane decyduje się otworzyć warsztat mechaniczny. Ma 750 000 dolarów z oszczędności na rozpoczęcie działalności i otwiera firmowe konto czekowe w swoim lokalnym banku z zaoszczędzonymi środkami.
Jane wie, że stosując koncepcje księgowania podwójnego zapisu, ta transakcja zwiększy rachunek gotówkowy firmy (wpis debetowy) i zostanie skompensowany przez zwiększenie konta kapitałowego właściciela (wpis kredytowy). W tym systemie Excel wszystkie wpisy debetowe powinny być rejestrowane jako wartości dodatnie, podczas gdy wszystkie wpisy kredytowe powinny być rejestrowane z wartościami ujemnymi.
W tym przykładzie Jane powinna wprowadzić datę transakcji i opis, taki jak „Inwestycja kapitałowa”, w pierwszym wierszu arkusza kalkulacyjnego. Następnie umieści dodatni wpis 750 000 USD w kolumnie konta „Gotówka” arkusza kalkulacyjnego i ujemny wpis 750 000 USD w kolumnie konta „Kapitał własny” arkusza kalkulacyjnego. Aby zweryfikować liczby, Jane powinna użyć formuły sumy programu Excel, aby upewnić się, że wszystkie wpisy w każdym wierszu sumują się do zera dolarów.
Stamtąd Jane będzie nadal wprowadzać wiersz dla każdej transakcji. Jeśli kupi sprzęt za gotówkę firmy, Jane wprowadzi transakcję, aby pokazać debet lub dodatni wpis w kolumnie konta „Sprzęt” oraz kredyt lub ujemny wpis w kolumnie konta „Gotówka”. Jeśli sprzedaje klientowi usługi obróbki skrawaniem, zapisuje kredyt na koncie „Revenue”, a obciążenie na koncie „Equity”.
Na koniec suma dla każdej kolumny konta powinna zostać zsumowana na dole arkusza kalkulacyjnego. Suma wszystkich rachunków dochodów może zostać dodana, aby obliczyć bieżący dochód netto. W razie potrzeby można skonfigurować inne kolumny do obliczenia, takie jak suma aktywów, suma zobowiązań i łączny kapitał własny.
Podsumowanie
Prowadzenie firmy wymaga olbrzymiej ilości księgowości, której najlepiej służy wykorzystanie oprogramowania do obsługi księgowości. Jeśli właściciel firmy nie ma takiej opcji, skorzystanie z programu Microsoft Excel jest dobrą alternatywą. Osoba prowadząca ewidencję księgową firmy powinna znać terminy i techniki księgowe oraz rozumieć różne narzędzia programu Excel do tworzenia dokładnych zapisów księgowych. Gdy firma się rozwija, zaleca się korzystanie z odpowiedniego oprogramowania księgowego.