Czy jesteś zgodny z ERISA? Postępuj zgodnie z tą listą kontrolną

Wiele firm oferuje jakąś formę kwalifikowanego planu emerytalnego, a czyniąc to, podlegają one wytycznym dotyczącym zarządzania zawartym w Ustawie o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników z 1974 r., Lepiej znanej jako ERISA. ERISA ustanawia wytyczne i minimalne standardy mające na celu ochronę pracowników firm sektora prywatnego, którzy uczestniczą w planach emerytalnych i świadczeń socjalnych. Firmy zarządzające kwalifikowanym planem emerytalnym, które nie są w pełni zgodne z ERISA, mogą podlegać kosztownym karom.

Jeśli Twój plan emerytalny dla pracowników zapewnia przyszłe dochody emerytalne lub pozwala pracownikom na odroczenie zarobków na emeryturę, to jest to plan ERISA. Jako pracodawca, który zapewnia świadczenia w ramach planu ERISA, jesteś również uważany przez ERISA za wyznaczonego powiernika, który ponosi odpowiedzialność za administrowanie tymi planami, a także ponosi odpowiedzialność, jeśli Twoje plany nie są zgodne z wytycznymi i standardami ustanowionymi przez ERISA.

Uzyskanie zgodności z ERISA

Spełnienie wymagań zgodności z ERISA nie musi być nadmiernie uciążliwe. Chociaż istnieje wiele wymagań, dobry administrator zewnętrzny (TPA) może wziąć na siebie większość tego obciążenia. Wiele wymagań jest opartych na kalendarzu i wymaga składania formularzy w określonych terminach.

Te terminy stanowią jedną listę kontrolną, którą może zarządzać TPA lub pracownik działu personalnego. Inne wymagania mają być spełniane na zasadzie ad hoc, w zależności od okoliczności.

Lista kontrolna kalendarza ERISA

Administrowanie planami 401 (k) obejmuje wykonywanie określonych zadań związanych ze zgodnością ERISA zgodnie z rocznym harmonogramem. Są to najczęstsze zadania, które powinny znaleźć się na listach kontrolnych większości firm.

1. Pierwszy kwartał roku obowiązywania planu : Przekaż zestawienia korzyści z czwartego kwartału uczestnikom programu nie później niż 45 dni po zakończeniu kwartału. Wpłać składki pracodawcy za poprzedni rok na odliczenie od podatku w poprzednim roku.
2. Drugi kwartał : Przekaż uczestnikom programu zestawienia korzyści z pierwszego kwartału. Rozłóż nadwyżki odroczeń dokonane powyżej limitu IRC określonego w sekcji 402 (g). W przypadku uczestników planu, którzy ukończyli 72 lata w poprzednim roku, rozdziel wymagane minimalne wypłaty w pierwszym roku(RMD).
3. Trzeci kwartał : Przedstawienie zestawienia korzyści za drugi kwartał. Złóż formularz 5500 za poprzedni rok lub złóż formularz 5558 w celu przedłużenia o 2,5 miesiąca. Jeśli dokument planu został zmodyfikowany w poprzednim roku, roześlij nowyPodsumowujący Opis Planu do uczestników planu. Rozpowszechnij podsumowujący raport roczny za poprzedni rok, aby zaplanować uczestników.
4. Czwarty kwartał : Przedstawienie zestawienia świadczeń za trzeci kwartał. Wysyłaj uczestnikom stosowne powiadomienia, w tym informacje o ratach lub zmianach w planie Safe Harbor 401 (k), Kwalifikowanej Domyślnej Alternatywnej Inwestycji (QDIA) lub automatycznej rejestracji. Usuń wszelkie błędy w testach ADP / ACP i zapłać 10% podatku akcyzowego.

Bieżące wymagania ERISA

Niektóre wymagania ERISA są w toku w ramach administrowania planem lub są wyzwalane przez zdarzenia. Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych powiadomień i wskazówek, których muszą przestrzegać firmy zgodne z ERISA:

• Zgodność z dokumentem planu: Upewnij się, że kierownictwo planu stale przestrzega warunków dokumentu planu. IRS uważa, że ​​wszelkie nieprzestrzeganie warunków dokumentu planu jest wadą operacyjną, która, jeśli nie zostanie naprawiona, może skutkować dyskwalifikacją planu.
• Ujawnianie rocznych opłat uczestnika: Wszyscy pracownicy kwalifikujący się do programu, zwolnieni pracownicy i beneficjenci z saldem konta muszą otrzymywać informacje o wysokości opłaty uczestnika co 12 miesięcy.
• Powiadomienie o zmianie planu : Uczestnicy muszą zostać powiadomieni o wszelkich zmianach w planie na 30 do 90 dni przed datą wejścia w życie zmiany.
• Możliwość zapisania się: Wszyscypracownicy, którzy osiągnęli wiek planu i wymagania dotyczące usług, muszą mieć możliwość zapisania się. Powinni otrzymać wszystkie niezbędne formularze i instrukcje wraz z podsumowaniem planu i wszelkimi stosownymi powiadomieniami dla uczestników.
• Zgodność pożyczki : Upewnij się, że niespłacone pożyczki są spłacane zgodnie z warunkami polityki programu i wekslem pożyczkobiorcy.
• Terminowe wpłaty : Upewnij się, że odroczenia pracownicze i spłaty pożyczek są zdeponowane na czas, zazwyczaj w tym samym czasie, co wpłaty podatku od wynagrodzeń.
• Prowadzenie kwartalnego sprzątania: Wypłać niewielkie salda na kontach zwolnionych pracowników. Przetwarzaj niespłacone pożyczki i wykorzystuj nieprzydzielone przepadki.

Chociaż większość tych wymagań może być zarządzana przez TPA, sponsor planu pracodawcy ma obowiązek powierniczy zapewnić, że są one spełnione i wykonywane prawidłowo.