Koszty administracyjne

Jakie są koszty administracyjne?

Koszty administracyjne to wydatki ponoszone przez organizację, które nie są bezpośrednio związane z określoną funkcją, taką jak produkcja, produkcja lub sprzedaż. Wydatki te dotyczą całej organizacji, a nie poszczególnych działów czy jednostek biznesowych. Koszty administracyjne obejmują wynagrodzenia kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz koszty związane z usługami ogólnymi, na przykład księgowością i informatyką. Zwykle nie mają one związku z marżami brutto.

Zrozumienie kosztów administracyjnych

Firmy ponoszą koszty administracyjne w celu wykonywania podstawowych operacji, zwiększania wydajności lub przestrzegania prawa i regulacji. W rachunku zysków i strat koszty administracyjne pojawiają się poniżej kosztu własnego sprzedaży i mogą być pokazane jako suma z innymi kosztami, takimi jak koszty ogólne lub koszty sprzedaży.

Niektóre koszty administracyjne mają charakter stały, poniewa są ponoszone jako podstawa działalności gospodarczej. Wydatki te istniałyby niezależnie od poziomu produkcji lub sprzedaży. Inne koszty administracyjne są pół-zmienne. Na przykład firma zawsze będzie zużywać minimalny poziom energii elektrycznej, aby utrzymać włączone światło. Poza tym może podjąć kroki w celu obniżenia swoich rachunków za energię elektryczną.

Ponieważ firma może wyeliminować koszty administracyjne bez bezpośredniego wpływu na produkt, który sprzedaje lub wytwarza, koszty te są zazwyczaj w pierwszej kolejności w przypadku cięć budżetowych. Kierownictwo jest silnie zmotywowane do utrzymywania niskich kosztów administracyjnych w stosunku do innych kosztów, ponieważ pozwala to firmie na bardziej efektywne wykorzystanie dźwigni finansowej. Stosunek kosztów sprzedaży do kosztów administracyjnych pomaga firmom mierzyć, ile przychodów ze sprzedaży jest dzielonych na pokrycie kosztów administracyjnych.

Firmy mogą odliczyć od swoich zeznań podatkowych wydatki administracyjne, które są rozsądne, zwyczajne i niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatki te muszą zostać poniesione w trakcie zwykłej działalności i potrącone w roku, w którym zostały poniesione.

Przykłady kosztów administracyjnych

Wynagrodzenia i świadczenia niektórych pracowników, takich jak księgowi i informatycy, są uważane za koszty administracyjne. Wszystkie wynagrodzenia i świadczenia dla kadry kierowniczej traktowane są jako koszty administracyjne. Dzierżawa budynków, ubezpieczenia, abonamenty, media i materiały biurowe można zaklasyfikować jako koszty ogólne lub administracyjne.

W zależności od amortyzowanego środka trwałego, koszty amortyzacji można zaliczyć do kosztów ogólnych, administracyjnych lub kosztów sprzedaży. Organizacje mogą również zdecydować się na uwzględnienie kosztów doradztwa i opłat prawnych jako kosztów administracyjnych. Koszty badań i rozwoju nie są uważane za koszty administracyjne.

Aby uzyskać pełny obraz kosztów związanych z prowadzeniem niektórych jednostek biznesowych, firma może przydzielić wydatki administracyjne do każdego ze swoich działów na podstawie odsetka przychodów, wydatków, powierzchni lub innej miary. Wewnętrznie umożliwia to kierownictwu podejmowanie decyzji dotyczących rozszerzenia lub redukcji poszczególnych jednostek biznesowych.

Na przykład, jeśli firma XYZ wydaje 4000 USD miesięcznie na energię elektryczną i odnotowuje to jako koszt administracyjny, może alokować ten koszt zgodnie z powierzchnią zajmowaną przez każdy dział. Założyć:

• Zakład produkcyjny ma powierzchnię 2000 stóp kwadratowych
• Zakład produkcyjny ma powierzchnię 1500 stóp kwadratowych
• Biuro rachunkowe ma powierzchnię 750 stóp kwadratowych
• Biuro sprzedaży ma powierzchnię 750 stóp kwadratowych

Firma zajmuje 5000 stóp kwadratowych. Rachunek za prąd mógłby być rozłożony w następujący sposób:

• Produkcja: 1600 USD lub (2000/5 000) x 4000 USD
• Produkcja: 1500 USD lub (1500/5 000) x 4000 USD
• Księgowość: 600 USD lub (750/5 000) x 4000 USD
• Sprzedaż: 600 USD lub (750/5 000) x 4000 USD