Co to jest księgowość podwójnego zapisu i jak to wygląda w księdze głównej?
Księgowość podwójnego zapisu to koncepcja, zgodnie z którą każda transakcja księgowa wpływa na finanse firmy w dwojaki sposób. General Ledger jest zapisem dwóch stronach każdej transakcji.
- Księgowość podwójnego zapisu mówi, że każda transakcja księgowa ma dwie strony.
- Księga główna jest zapisem dwóch stron transakcji – debetu i kredytu.
Jeśli firma sprzedaje produkt, jej przychody rosną, a gotówka rośnie o taką samą kwotę. Kiedy firma pożycza środki od wierzyciela, saldo gotówki rośnie, ale saldo zadłużenia firmy rośnie o tę samą kwotę.
System podwójnego zapisu tworzy bilans składający się z aktywów, pasywów i kapitału własnego. Arkusz jest zbilansowany, ponieważ aktywa firmy zawsze będą równe jej zobowiązaniom plus kapitał własny. Aktywa obejmują wszystkie przedmioty, które posiada firma, takie jak zapasy, gotówka, maszyny, budynki, a nawet wartości niematerialne, takie jak patenty. Pasywa to wszystko, co firma jest winna komuś innemu, na przykład krótkoterminowe zobowiązania należne dostawcom lub długoterminowe weksle należne bankowi. Kapitał reprezentuje udział właścicieli w firmie. Kapitał może obejmować wszelkie wkłady wniesione przez właścicieli do firmy, powiększone o zyski firmy lub pomniejszone o straty firmy.
Każdy zapis ma stronę „debetową” i „kredytową”, zapisywane w księdze głównej. Konta aktywów zwiększają się po obciążeniu i zmniejszają po uznaniu. Z drugiej strony, zobowiązania i kapitał zwiększają się w przypadku uznania i zmniejszają się, gdy są obciążane. Jeśli składnik aktywów wzrośnie wraz z obciążeniem, wówczas strona kredytowa wpisu wpłynie na inny składnik aktywów, zmniejszając go, lub wpłynie na rachunek zobowiązań lub kapitału własnego, zwiększając go, aby zachować równowagę między aktywami = zobowiązaniami + równaniem kapitału własnego.
Na przykład, jeśli Lucie otworzy nowy sklep spożywczy, może rozpocząć działalność, przekazując firmie część własnych oszczędności w wysokości 100 000 USD. Pierwszym wpisem do księgi głównej byłby debet w gotówce, zwiększający aktywa firmy i kredyt w kapitale, zwiększający udział Lucie w firmie. Jeśli Lucie kupi kilka regałów za 5000 USD na firmowej karcie kredytowej, następnym wpisem do księgi głównej będzie obciążenie sprzętu za 5000 USD, zwiększające aktywa firmy i kredyt na kartę kredytową o 5000 USD, zwiększający zobowiązania firmy.
Dla każdego konta indywidualnego można prowadzić księgę pomocniczą, która będzie reprezentować tylko połowę zapisu. Księga główna zawiera jednak zapisy dotyczące obu połówek wpisu. Kiedy Lucie kupuje regały, księga pomocnicza wyposażenia będzie pokazywać tylko połowę pozycji, co stanowi obciążenie dla sprzętu za 5000 USD. Księga podrzędna Credit Card Due zawiera zapis drugiej połowy wpisu, kredyt w wysokości 5000 USD. Księga główna miałaby dodane dwa wiersze, pokazujące zarówno debet, jak i kredyt po 5000 USD każdy.
Według Wall Street Journal wczesne użycie systemu podwójnego wejścia zostało udokumentowane przez Lucę Pacioli w XV wieku. Księgowi w 1400 używali długopisu i papieru do prowadzenia dokumentacji, skrupulatnie śledząc każdy podwójny wpis.
Obecnie księgowi zazwyczaj nie używają fizycznej księgi głównej; Jednak nowoczesne oprogramowanie księgowe stosuje tę samą koncepcję księgowania dwóch wpisów w księdze głównej dla każdej transakcji.