Wirtualny asystent
Co to jest wirtualny asystent?
Wirtualny asystent to niezależny kontrahent, który świadczy usługi administracyjne klientom działając poza siedzibą klienta. Wirtualny asystent zazwyczaj pracuje z biura domowego, ale może uzyskać zdalny dostęp do niezbędnych dokumentów planowania, takich jak udostępnione kalendarze.
Osoby zatrudnione jako wirtualni asystenci często mają kilkuletnie doświadczenie jako asystent administracyjny lub kierownik biura. Otwierają się nowe możliwości dla wirtualnych asystentów, którzy posiadają umiejętności w zakresie mediów społecznościowych, zarządzania treścią, pisania postów na blogu, projektowania graficznego i marketingu internetowego. Ponieważ praca w domu stała się bardziej akceptowana zarówno przez pracowników, jak i pracodawców, oczekuje się, że zapotrzebowanie na wykwalifikowanych wirtualnych asystentów wzrośnie.
Kluczowe wnioski
- Wirtualny asystent to osoba samozatrudniona, która specjalizuje się w obsłudze administracyjnej klientów z odległej lokalizacji, zazwyczaj z biura domowego.
- Typowe zadania, które może wykonywać wirtualny asystent, obejmują planowanie spotkań, wykonywanie połączeń telefonicznych, organizowanie podróży i zarządzanie kontami e-mail.
- Niektórzy wirtualni asystenci specjalizują się w projektowaniu graficznym, pisaniu blogów, księgowości, mediach społecznościowych i usługach marketingowych.
- Dla pracodawcy jedną z zalet zatrudniania wirtualnego asystenta jest możliwość umówienia się tylko na te usługi, których potrzebują.
Jak działa wirtualny asystent
Wirtualni asystenci stali się bardziej widoczni, ponieważ małe firmy i start-upy polegają na wirtualnych biurach, aby obniżyć koszty, a firmy każdej wielkości zwiększają wykorzystanie Internetu do codziennych operacji. Ponieważ wirtualny asystent jest niezależnym wykonawcą, firma nie musi zapewniać takich samych świadczeń ani płacić takich samych podatków, jak w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat.
Ponadto, ponieważ wirtualny asystent pracuje poza biurem, nie ma potrzeby posiadania biurka ani innego miejsca do pracy w biurze firmy. Wirtualny asystent ma zapłacić i dostarczyć własny sprzęt komputerowy, powszechnie używane oprogramowanie i szybki Internet.
W badaniu ponad 100 000 ofert pracy FlexJobs stwierdził, że wirtualna administracja jest jedną z pięciu najszybciej rozwijających się kategorii kariery zdalnej.
Obowiązki wirtualnego asystenta
Konkretne obowiązki wirtualnego asystenta różnią się w zależności od potrzeb klienta i warunków umowy. Niektórzy wirtualni asystenci zajmują się zadaniami biurowymi i księgowymi, podczas gdy inni mogą publikować regularne aktualizacje w mediach społecznościowych lub pisać artykuły na blogu. Wszechstronny wirtualny asystent może również zająć się organizacją podróży, planowaniem spotkań, wprowadzaniem danych i przechowywaniem plików online.
Kwalifikacje wirtualnego asystenta
Chociaż nie ma twardych i szybkich wymagań edukacyjnych, aby zostać wirtualnym asystentem, wielu klientów będzie szukać wirtualnych asystentów, którzy mają wyższe wykształcenie lub specjalistyczne szkolenie. Kilka firm internetowych i kolegiów społecznościowych oferuje kursy i certyfikaty umiejętności wirtualnych asystentów.
Wirtualny asystent powinien być obeznany z technologią, posiadać szeroki zakres umiejętności obsługi komputera oraz wysoki poziom biegłości w posługiwaniu się powszechnie używanym oprogramowaniem i programami biznesowymi. Wirtualny asystent specjalizujący się w prowadzeniu ksiąg rachunkowych powinien być biegły w podstawowych zadaniach księgowych, takich jak uzgadnianie kont i podwójna księgowość.
Korzyści z wirtualnego asystenta
Dla klienta jedną z zalet zatrudniania wirtualnego asystenta jest elastyczność w kontraktowaniu tylko tych usług, których potrzebują. W zależności od warunków umowy niektórzy wirtualni asystenci mogą otrzymywać wynagrodzenie za zadanie, a nie za godzinę. Z kolei pracownicy w tradycyjnym biurze zwykle muszą otrzymywać wynagrodzenie za określoną liczbę godzin dziennie.
Właścicielom małych firm zatrudnienie wirtualnego asystenta może pomóc im poświęcić cenne godziny na skupienie się na rozwoju firmy i generowaniu przychodów. Może być łatwiejsze i bardziej opłacalne zlecanie zadań, które są żmudne i czasochłonne, komuś, kto jest w nich biegły.
Jak zatrudnić wirtualnego asystenta
Wraz ze wzrostem liczby niezależnych wykonawców, którzy pracują z domu, na rynku pracy pojawiło się wiele firm internetowych, które służą jako pośrednicy między potencjalnymi pracodawcami a wykonawcami. Niektóre witryny dla freelancerów mają olbrzymią pulę pracowników, składającą się z osób z całego świata o szerokim zakresie doświadczenia i wiedzy.
W tych witrynach klienci mogą publikować szczegółowe informacje o rodzaju zadań, które muszą wykonać wirtualny asystent, oraz o maksymalnej stawce, jaką są skłonni zapłacić. Pracownicy zewnętrzni mogą następnie składać oferty na zlecenie i przekazywać klientowi próbki swojej pracy do przeglądu. W niektórych przypadkach klient może zorganizować wideokonferencję, aby przeprowadzić wywiady z kandydatami i dokładniej ocenić ich kwalifikacje.
Uwagi specjalne
Przed zatrudnieniem wirtualnego asystenta klient może zapewnić płynniejszą współpracę, tworząc szczegółowe instrukcje dotyczące zadań, które musiał wykonać. Pisemna instrukcja zmniejsza ryzyko nieporozumień, które mogą wystąpić podczas pracy zdalnej.