Jak długo należy przechowywać wyciągi bankowe?
To, jak długo należy przechowywać wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych, zależy od sposobu ich otrzymania.
- Jeśli nie masz konta bankowego online i nadal otrzymujesz wyciągi bankowe pocztą, zachowaj papier przez 12 miesięcy.
- Jeśli masz konto bankowe online i nie otrzymujesz wyciągów papierowych, możesz przejrzeć lub wydrukować swoje rekordy, kiedy tylko będą potrzebne. Banki przechowują swoje dane znacznie dłużej niż rok.
Tak czy inaczej, powinieneś przeglądać swoje oświadczenia co najmniej raz w miesiącu, aby upewnić się, że nie ma w nich brzydkich niespodzianek.
Kiedy potrzebujesz rekordów
Około dwie trzecie Amerykanów korzysta obecnie z bankowości cyfrowej za pośrednictwem aplikacji na telefon lub komputera osobistego. Jednak ponad połowa nadal otrzymuje wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych pocztą. Nic dziwnego, że starsi konsumenci znacznie częściej preferują dokumenty papierowe.
Zadowolenie może sprawić obejrzenie podpisanej przez Ciebie kartki papieru, chociaż taka dokumentacja nie istnieje w przypadku zakupów elektronicznych.
W każdym razie, niezależnie od tego, czy masz papierowy system archiwizacji, czy masz dostęp do swoich akt online, może nadejść czas, kiedy będziesz potrzebować starych wyciągów z kilku powodów.
Kluczowe wnioski
- Większość wyciągów bankowych powinna być dostępna w formie papierowej lub elektronicznej przez rok, po czym można je zniszczyć.
- Wszelkie informacje podatkowe, takie jak dowód darowizn na cele charytatywne, należy przechowywać przez co najmniej trzy lata.
- W każdym razie przejrzyj ostatnie wyciągi przynajmniej raz w miesiącu, aby sprawdzić, czy nie ma żadnych błędów lub oszustw.
Jak długo należy przechowywać oświadczenia?
Jeśli nie zrezygnowałeś z comiesięcznych wyciągów bankowych wysyłanych pocztą, przechowuj je przez co najmniej rok. Jeśli Twoje konto jest tylko online, przeglądaj depozyty i wypłaty co miesiąc, aby upewnić się, że są prawidłowe.
Alternatywnie, jeśli jesteś świetny we wprowadzaniu danych, możesz rejestrować swoje dochody i wydatki w programie księgowym lub arkuszu kalkulacyjnym.
Po roku można bezpiecznie zniszczyć i wyrzucić papier z jednym dużym wyjątkiem: wszystko, co dokumentuje odliczenie podatkowe, powinno być przechowywane przez co najmniej trzy lata. IRS twierdzi, że rzadko sięga dalej wstecz niż w przypadku audytów, chociaż zastrzega sobie taką możliwość.
Jeśli Twoje konto jest online, rekordy zostaną zarchiwizowane online lub dostępne na specjalne zamówienie z banku lub instytucji finansowej. Na przykład American Express przechowuje trzyletnie transakcje na koncie online i umożliwia wyszukiwanie. Użytkownicy Chase Bank mają dostęp do siedmioletniej aktywności na koncie.
Dlaczego powinieneś zachować oświadczenia
Dostęp do rejestru ostatnich zakupów, płatności rachunków i wpłat na listy płac jest konieczny z wielu powodów, nie tylko jako dowód wpłaty w przypadku sporu.
Powinieneś regularnie sprawdzać działalność swojego konta bankowego pod kątem dowodów kradzieży tożsamości i oszustw związanych z kartą debetową. Oświadczenia zapewniają weryfikację nielegalnej działalności i służą do odzyskania wszelkich szkód.
Do celów podatkowych
Możesz potrzebować wyciągów bankowych, gdy płacisz podatki dochodowe, w celu zweryfikowania swoich dochodów i kosztów, takich jak datki na cele charytatywne i wydatki biznesowe.
Warto zachować wyciągi bankowe potwierdzające duże zakupy lub płatności. Na przykład dowód zakupu może być potrzebny do zgłoszenia roszczenia ubezpieczeniowego lub skorzystania z gwarancji.
Możesz niszczyć wpływy z bankomatów po uzgodnieniu ich z zapisami na koncie. Potwierdzenia wpłaty i wypłaty można zniszczyć po zweryfikowaniu transakcji za pomocą wyciągu miesięcznego.
Wyciągi online a wyciągi papierowe
Wiele banków utrzymuje miesięczne wyciągi klientów online przez co najmniej pięć lat i są one łatwo dostępne za pośrednictwem aplikacji i witryn bankowości internetowej. Te oświadczenia są zwykle dostępne w formatach do druku. Podsumowania informacji o transakcjach są często dostępne do pobrania.
Możesz otrzymać wyciągi papierowe ze swojego banku sprzed kilku lat. Niektóre banki pobierają opłaty za wyszukiwanie i drukowanie tej usługi, ponieważ nie można tego zrobić na poziomie oddziału. Starsze oświadczenia są obsługiwane na zapleczu.
Ze względów bezpieczeństwa najlepiej przechowywać wszelkie wydrukowane wyciągi bankowe w ognioodpornym sejfie w bezpiecznym miejscu. Wyciągi elektroniczne należy przechowywać w pliku chronionym hasłem.
Używaj ochrony hasłem do plików elektronicznych. Wydrukowane wyciągi należy przechowywać w bezpiecznym, ognioodpornym miejscu, do którego jest łatwy dostęp.
Niszczenie dokumentów
Może się wydawać, że łatwiej jest po prostu zachować swoje rekordy na zawsze, zamiast tracić czas na ich uporządkowanie. Nie jest to jednak dobry pomysł, przede wszystkim ze względu na potencjał, jaki mogą zdobyć złodzieje tożsamości.
Dokumenty, które powinny zostać zniszczone, obejmują:
- Wyciągi z karty kredytowej: przechowuj je przez 60 dni, chyba że obejmują wydatki podatkowe. W takich przypadkach przechowuj je przez co najmniej trzy lata.
- Pay Stubs: dopasuj je do swojego W-2 raz w roku, a następnie zniszcz je.
- Rachunki za media: trzymaj je maksymalnie przez rok.
- Rozliczenia podatkowe i pokwitowania podatkowe: podobnie jak wyciągi z kart kredytowych związanych z podatkami, przechowuj je przez co najmniej trzy lata.
- Ubezpieczenie domu i samochodu: zniszcz stare, gdy otrzymasz nowe.
- Wyciągi hipoteczne i remonty: niszcz je, gdy sprzedajesz dom.
Jak niszczyć dokumenty
Kiedy będziesz gotowy pozbyć się wyciągów bankowych, upewnij się, że faktycznie je zniszczyłeś. Rozerwanie ich na pół nie powstrzyma złodziei tożsamości przed połączeniem Twoich danych osobowych. Niszczarki są teraz małe, przenośne i tanie.
Jeśli ilość papieru jest ogromna, możesz kupić usługę niszczenia. Niektóre banki na żądanie zniszczą Twoje wyciągi bezpłatnie.