Metoda księgowania
Co to jest metoda księgowania?
Metoda księgowa odnosi się do zasad, które firma przestrzega przy raportowaniu przychodów i kosztów. Dwie podstawowe metody księgowania to rachunkowość memoriałowa (zwykle stosowana przez przedsiębiorstwa) i kasowa (stosowana na ogół przez osoby fizyczne).
Rachunkowość kasowa raportuje przychody i wydatki w miarę ich otrzymywania i opłacania wpływów i wypływów środków pieniężnych; rachunkowość memoriałowa raportuje je w miarę ich zarabiania i ponoszenia w wyniku sprzedaży i zakupów na kredyt oraz przy użyciu należności i zobowiązań. Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) wymagają rachunkowości memoriałowej.
Kluczowe wnioski
- Na metodę księgową składają się zasady i procedury, których przestrzega firma przy raportowaniu przychodów i kosztów.
- Dwie główne metody księgowania to rachunkowość kasowa i rachunkowość memoriałowa.
- Księgowość kasowa rejestruje przychody i wydatki w momencie ich otrzymania i zapłacenia.
- Księgowość memoriałowa rejestruje przychody i wydatki w momencie ich wystąpienia. Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) wymagają rachunkowości memoriałowej.
- Internal Revenue Services (IRS) wymaga księgowania memoriałowego dla firm, które osiągnęły średnio 25 mln USD lub więcej sprzedaży w poprzednich trzech latach.
- Kiedy firma wybierze metodę księgowania, musi trzymać się tej metody zgodnie z zasadami określonymi przez IRS i wymaga zatwierdzenia, jeśli chce zmienić metodę księgowania.
Zrozumienie metody księgowania
Wszystkie firmy muszą prowadzić zapisy księgowe. Firmy publiczne są do tego zobowiązane. Księgowość pozwala firmie monitorować każdy aspekt jej finansów, od przychodów po koszty, podatki i nie tylko. Bez dokładnej księgowości firma nie wiedziałaby, jak wygląda sytuacja finansowa, co najprawdopodobniej doprowadziłoby do jej upadku.
Księgowość jest również potrzebna do płacenia dokładnych podatków do Internal Revenue Service (IRS). Jeśli IRS kiedykolwiek przeprowadzi audyt firmy, sprawdza zapisy księgowe firmy i metody. Ponadto IRS wymaga od podatników wyboru metody księgowania, która dokładnie odzwierciedla ich dochody i konsekwentnego wyboru metody księgowania z roku na rok.
Dzieje się tak, ponieważ przełączanie się między metodami potencjalnie umożliwiłoby przedsiębiorstwu manipulowanie przychodami w celu zminimalizowania obciążeń podatkowych. W związku z tym do zmiany metod wymagana jest zgoda urzędu skarbowego. Firmy mogą stosować hybrydę tych dwóch metod, co jest dopuszczalne zgodnie z zasadami IRS, jeśli spełnione są określone wymagania.
Rodzaje metod rachunkowości
Księgowość gotówkowa
Rachunkowość kasowa to stosunkowo prosta metoda księgowania, która jest powszechnie stosowana przez małe firmy. W rachunkowości kasowej transakcje są rejestrowane tylko wtedy, gdy środki pieniężne są wydawane lub otrzymywane.
W rachunkowości kasowej sprzedaż jest rejestrowana w momencie otrzymania płatności, a koszt jest rejestrowany tylko w momencie opłacenia rachunku. Metoda kasowa jest oczywiście metodą stosowaną przez większość ludzi do zarządzania finansami osobistymi i jest odpowiednia dla firm o określonej wielkości.
Jeśli jednak firma generuje ponad 25 milionów dolarów rocznych przychodów brutto w poprzednich trzech latach, musi zastosować metodę memoriałową, zgodnie z zasadami Urzędu Skarbowego.
Rachunkowość memoriałowa
Rachunkowość memoriałowa opiera się na zasadzie dopasowania, która ma odpowiadać momentowi rozpoznania przychodów i kosztów. Dzięki dopasowaniu przychodów do kosztów metoda memoriałowa daje dokładniejszy obraz rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Zgodnie z metodą memoriałową transakcje są rejestrowane w momencie ich poniesienia, a nie w oczekiwaniu na płatność. Oznacza to, że zamówienie jest rejestrowane jako przychód, nawet jeśli środki nie są otrzymywane natychmiast. To samo dotyczy wydatków, ponieważ są one rejestrowane, mimo że nie dokonano żadnej płatności.
Przykład metody księgowania
Wartość rachunkowości memoriałowej staje się bardziej widoczna w przypadku dużych, złożonych przedsiębiorstw. Na przykład firma budowlana może podjąć się długoterminowego projektu i może nie otrzymywać pełnych płatności gotówkowych do czasu zakończenia projektu.
Zgodnie z zasadami kasowymi, firma poniosłaby wiele wydatków, ale nie rozpoznawałaby przychodów do momentu otrzymania gotówki od klienta. Tak więc księga rachunkowa firmy wyglądałaby słabo, dopóki nie pojawiłyby się przychody. Jeśli ta firma szukałaby finansowania dłużnego na przykład w banku, metoda kasowa sprawia, że wygląda to na kiepski zakład, ponieważ wiąże się z kosztami, ale brak dochodów.
W ramach rachunkowości memoriałowej firma budowlana rozpoznałaby procent przychodów i kosztów odpowiadający części projektu, który został ukończony. Nazywa się to metodą procentową ukończenia. Jednakże, ile faktycznej gotówki wpływającej do firmy byłoby widoczne w rachunku przepływów pieniężnych. Ta metoda pokazałaby potencjalnemu pożyczkodawcy znacznie pełniejszy i dokładniejszy obraz potencjalnej sprzedaży firmy.